Hari ini saya dirugikan oleh keteledoran saya yang menyebabkan JPY 1500 dan waktu tiga jam terbuang sia-sia. Tidak besar memang, tapi bisa jadi di kemudian hari kerugian yang saya derita akan jauh lebih besar hanya karena human error. Tulisan ini untuk mendokumentasikan peristiwa human error dan langkah-langkah yang bisa ditempuh untuk mencegahnya.
 |
| Implementasi pokayoke untuk menghindari kesalahan pemasangan simcard HP |
Dua tipe kesalahan manusia: dua tipe human error
Manusia itu tempatnya salah dan lupa (hadist). Berdasarkan hadist ini, dan sebuah bacaan di buku Minna no Nihongo Chukyuu I, maka ada dua tipe kesalahan, lebih tepatnya human error. Pertama human error karena kesalahan, lebih spesifik karena tidak sadar atau tidak tahu (carelesness), kedua human error karena lupa (absent-mindedness). Untuk mengetahui tipe mana yang lebih dominan, coba jawab pertanyaan di sini, https://brainfall.com/quizzes/how-absent-minded-are-you.
Singkatnya, karena sudah sifat manusia, maka suatu ketika manusia pasti salah. Semua manusia pasti pernah berbuat kesalahan. Human error pasti terjadi. Sisi positifnya, human error bisa dihindari, atau lebih spesifik bisa diminimalisir. Teknik untuk menghindari atau meminimalisir human error ini, dalam bahasa Jepang, disebut pokayoke.
Pokayoke
Pokayoke (dari kata ぽか避ける) adalah bagian dari manajemen lean (ditemukan oleh Toyota) untuk menghindari human error. Pokayoke mencegah manusia berbuat salah. Karena manusia pasti (pernah) berbuat salah maka harus dibuat langkah untuk menghindari kesalahan itu. Contoh sederhana, ketika anda bekerja yang mengharuskan tangan kanan, maka tangan kiri harus dipekerjakan juga dengan pekerjaan lainnya, agar tidak ikut mengerjakan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh tangan kanan. Teknik/prosedur ini banyak diterapkan oleh pabrik-pabrik di Jepang.
Contoh lain sebenarnya pernah kita terapkan. Bila anda ikut pramuka maka anda akan diajari periksa kerapian untuk memeriksa kelengkapan atribut yang anda pakai. Cara tersebut merupakan salah satu aplikasi pokayoke, yakni dengan melafalkan (shouting) apa yang di-cek (pokayoke tipe atensi). Cara ini juga banyak dipakai di Jepang. Contohnya adalah para masinis ketika memeriksa prosedur menjalankan kereta api.
Untuk membangun prosedur pokayoke, diperlukan tujuh langkah berikut:
- Identifikasi proses
- Analisa dimana kesalahan bisa terjadi
- Cari pokayoke yang tepat, shutout (menutup/blok kemungkinan terjadinya kesalahan) atau atensi (highlight persiapan/cek)
- Mengambil langkah komprehensif, bisa berupa langkah fisik atau bantuan berupa alat.
- Menggunakan salah satu, beberapa, atau semua dari kontak (bisa bentuk [shape], ukuran [size], atau atribut fisik), angka konstan, atau urutan metode.
- Evaluasi metode yang diusulkan
- Latih pada operator, review performansi, dan ukur kesuksesan metode pokayoke tersebut.
Studi kasus: Keliru membawa paspor anak saat mengganti status residensi di kantor Imigrasi Jepang
Masalah human error yang saya alami tadi sepele, saya keliru membawa paspor anak saya alih-alih paspor saya sendiri. Tujuannya saya ingin mengganti status visa (status residen) saya di Jepang dari pelajar ke peneliti. Dokumen yang dibutuhkan ada di sini: aplikasi, foto, paspor, dan resident card. Sederhana, namun ternyata ada kesalahan yang membawa implikasi kerugian uang dan waktu. Berikut teknik pokayoke yang akan saya terapkan:- Proses: kelengkapan dokumen (foto, pasport, residen card, form aplikasi)
- Kesalahan bisa terjadi: keliru paspor, form tidak lengkap
- Pokayoke: atensi (sebutkan dan cek ulang)
- Langkah komprensif: kumpulkan dokumen dalam satu map
- Alat bantu: urutan dokumen
- Evaluasi: cek dua kali minimal
- Review: apakah ada yang kurang atau belum
Sekian. Manusia itu tempatnya salah dan lupa. Pokayoke adalah teknik untuk meminimalisasi salah dan lupa.
Referensi:
- https://kanbanize.com/lean-management/improvement/what-is-poka-yoke
