Hi Bagus,
Apakah kamu sudah menerima email saya? Jika iya tolong balas kurang lebih seperti ini, "Terima kasih, emailmu sudah saya terima, dan saya bisa pada jam itu". Bukan apa-apa, sekedar memastikan bahwa kamu sudah menerima emailku.
Terima kasih.
Saat itu saya baru sadar, betapa pentingnya sebuah konfirmasi. Apalagi menyangkut janji (bertemu), attachment email, pengiriman dokumen, dll. Dari situ, saya berusaha untuk menjawab, atau memberi konfirmasi, terhadap email yang masuk. Tidak semua memang, tapi jika membutuhkan konfirmasi atau jawaban, saya usahakan untuk memberikan jawaban atau konfirmasi, ASAP: as soon as possible.
Belajar dari kasus tersebut, saya membuat rule of thumb: kapan harus menjawab atau mengkonfirmasi dari sebuah email (termasuk chat, tapi yang ini less important) sebagai berikut:
- Email tersebut email penting (dari pejabat, rekan bisnis, keluarga dekat)
- Email tersebut memuat pertanyaan yang harus dijawab
- Email tersebut berisi janji (pertemuan/meeting) dan sejenisnya
Orang Jepang biasa meng-cc (carbon copy) setiap email yang dikirimnya ke orang lain, ke emailnya sendiri, memastikan bahwa email tersebut terkirim. Bagaimana dengan kita...? jangan sampai email penting tidak dijawab, dan seseorang disana menunggu dengan sebal.
I am text based, karena itu cara terbaik menghubungi saya adalah dengan text (email). If I marked your email as important, I will reply it.
Important
Beberapa pertanyaan (yang ingin anda tanyakan lewat email), sebagian besar jawabannya sudah tersedia di Internet, googling it. Don't ask the question that the answer can be easily found on the internet. Jangan membuang-buang tenaga untuk mengirim email hanya untuk menanyakan masalah sepele. Kalau sudah seperti ini, entah itu email atau chat, kemungkinan besar anda tidak mendapat jawaban atau konfirmasi. Dan permasalahan sepele seperti ini juga tidak memerlukan konfirmasi.
