Haram menggunakan "nggih..." (dalam komunikasi Bahasa Indonesia)

Komunikasi antar rekan (kerja) merupakan hal penting dalam menjaga hubungan antar rekan kerja sekaligus ujung tombak penyelesaian pekerjaan. Bayangkan kalau dalam bekerja (tim) kita tidak berkomunikasi dengan rekan kerja. Namun ada satu keberatan yang saya rasakan ketika berkomunikasi dengan rekan kerja di +62 di kalangan orang Jawa (saya juga Jawa): penggunaan kata "nggih". Kenapa saya keberatan dengan penggunaan kata  nggih dalam komunikasi formal, semi formal, dan non-formal? Berikut alasannya.

1. Melecehkan bahasa Indonesia

Alasan pertama adalah pelecehan bahasa Indonesia. Salah satu kriteria untuk "memuliakan" bahasa adalah tidak mencampuradukkan bahasa satu dengan bahasa yang lain. Bahasa Indonesia dengan bahasa Inggris, bahasa Indonesia dengan bahasa Jawa. Kecuali kata tersebut tidak ada padanannya. Contoh: Itu tidak important. Apakah "important" tidak ada dalam bahasa Indonesia? Ada, "penting". Akan lebih baik mengatakan/menyatakan "itu tidak penting".

2. Tidak perlu

Alasan kedua, (jika misalnya alasan pertama telah dipenuhi) adalah bahwa penggunaan "nggih" tidak perlu. Dalam komunikasi formal, semi formal, dan non formal, kita perlu menggunakan bahasa yang datar. Sebisa mungkin tidak mengandung emosi (tapi ada empati bila perlu).

Contoh:

Minto tolong dikirim ke saya dokumen persyaratannya.

Minta tolong dikirim ke saya dokumen persyaratannya nggih...

Nggih pada contoh kedua tidak perlu. Contoh pertama tanpa nggih lebih singkat, menghindari pelecehan bahasa, dan ketidakperluan kata tambahan.

3. Berkesan memerintah

Alasan ketiga dan paling krusial dari larangan penggunaan nggih adalah: "berkesan memaksa atau memerintah".

Contoh:

Minto tolong dikirim ke saya dokumen persyaratannya.

Minta tolong dikirim ke saya dokumen persyaratannya nggih...

Alurnya seperti ini. Memerintah biasanya dilakukan oleh atasan ke bawahan. Namun, karena si pengirim pesan ini setara atau bahkan bawahan, maka tidak bisa memerintah rekan kerjanya, sehingga dipakailah kata "nggih.." tadi. Karena kata "nggih" itu kromo inggil dan dilakukan oleh bawahan ke atasan, jadi dengan menggunakan kata "nggih" si pengirim pesan menutupi pemaksaan/perintah dalam pesannya dengan kata "nggih" tersebut.

Kondisi khusus agar terkesan sopan

Alasan-alasan di atas khusus ditujukan untuk komunikasi dengan rekan kerja. Untuk orang lain (bukan rekan kerja), penggunaan nggih bisa saja digunakan agar terkesan sopan. Seperti yang dikicaukan teman saya berikut.

Tips chat WA dg orang jawa kabupaten agar terkesan sopan: akhiri dengan kata "nggih".

Contoh: Pasien sudah tidak sesak?
Akan beda kesannya dg:
Pasien sudah tidak sesak, nggih? #tips #jawa

— heart enthusiast (@shofwanologi) May 26, 2023

Sanggahan: Saya bukan ahli bahasa dan tulisan ini merupakan pendapat saya pribadi berdasarkan argumen di atas untuk diterapkan di kalangan internal saya  (meski saya mengklaim pendapat ini juga bersifat umum).

Kenapa Harus Meng-CC email ke Diri Sendiri

Salah satu budaya "aneh" orang Jepang yang akhir-akhir ini mulai saya tiru adalah meng-cc email ke diri sendiri.

Saat awal datang ke Jepang, saya merasa aneh saja ada orang mengemail ditujukan (CC, carbon copy) ke diri sendiri. Professor saya melakukannya. Professor-professor lain pun ternyata juga sama. Saat itu professor saya meminta saya meng-CC email ke diri saya setiap kali mengemail beliau, namun saya jarang melakukannya. Sepuluh tahun berlalu, kini kebiasaan itu menjadi wajib bagi saya.

Kenapa harus meng-cc email ke diri sendiri?

Agar kita tahu, apakah email kita sampai atau tidak. Seseorang mungkin akan berargumen, kalau tidak sampai pasti ada notifikasi. Bisa jadi benar, tapi bisa jadi tidak semua email provider memberikan notifikasi jika ada email yang bouncing (tidak terkirim karena alasan teknis, misal alamat tidak tersedia, atau email tujuan penuh, atau alasan yang lain). Kalaupun toh pasti ada notifikasi jika tidak terkirim, tetap kita dapat mengambil manfaat, yakni lamanya waktu pengiriman. Alih-alih mengirim email dua kali (ganda), kita bisa mengecek apakah email yang kita kirim sudah diterima atau belum.

Kenapa Harus Email, bukan WA

TL;DR: Kalau saya jadi CE0, dan ada karyawan saya yang menggunakan WA untuk urusan kerja, akan saya pecat saat itu juga... :D

Pada tulisan ini saya berargumen bahwa komunikasi untuk urusan pekerjaan seharusnya (dan umumnya) dilakukan menggunakan email, bukan WA (WhatsApp), messenger, chat dan sejenisnya. Di tempat kerja saya kebetulan tidak ada yang memakai WA; LINE kabarnya juga sudah dilarang sejak beberapa tahun yang lalu. Sebagai tambahan, penggunaan aplikasi zoom juga dilarang karena faktor keamanan.

Sebelum membaca tulisan ini ada baiknya anda membaca tulisan berikut: WA: Pemborosan Waktu..?

Kenapa harus menggunakan Email: 

1. Terekam, recorded
Salah satu fitur email yang paling powerful adalah "terekam". Apa isi email, kapan terkirim, dari siapa, ke siapa, semua ada. Bahkan email pertama yang saya buat waktu SMP masih bisa saya baca sampai sekarang. WA? Bisa! Tapi saya tidak tahu apa isi WA pertama saya. Anda tentu paham maksud saya, dua-duanya memiliki fitur terekam, tapi bak langit dan bumi.
2. Searchable, ketercarian
   
Fitur kedua yang amat saya sukai dari email: ketercarian. Data teks adalah data yang sangat kompleks tapi fleksibel. Kita bisa mencari apa saja yang pernah masuk ke email kita. WA? Bisa juga, selama belum dihapus, belum ganti hape, dan belum ganti nomor.
3. Per topik
   
Pentingnya menggunakan email adalah bisa berdiskusi per topik. Ada yang  mengirim email dengan subjek tertentu dan kita balas (Re:XXX). Berapapun panjang dan lama diskusi tersebut tidak masalah. Ini akan menjadi masalah dengan WA dengan layar kecil, ketercarian dan rekaman yang terbatas.
4. Universal
Email itu universal dan cross-platform, tidak di monopoli oleh perusahaan tertentu. Anda pakai yahoo, saya pakai gmail, tidak menjadi masalah, masih bisa berkirim email. Beda dengan WA, LINE, messenger, dan sejenisnya yang hanya berjalan pada platform yang sama.
5. Email menempel pada akun, bukan nomor HP
   
Kelebihan email selanjutnya adalah bahwa dia adalah akun independen, tidak menempel pada nomor HP. Nomor HP bisa digunakan untuk pengamanan ganda. Berbeda dengan WA yang menempel pada nomer HP. Jika ganti nomor kita harus mentransfer akun WA ke nomor baru. Jika tidak, by default, prinsipnya, ganti nomor ganti WA.

Itulah beberapa alasan kenapa harus menggunakan email untuk komunikasi tulisan dalam urusan pekerjaan. Lebih khusus lagi, kita seharusnya menggunakan email kerja (kantor) untuk urusan pekerjaan, bukan email personal atau individu. Tempat kita bekerja menyediakan email kantor untuk urusan pekerjaan (tidak berlaku jika kantor tidak menyediakan). Sampai sekarang pun saya tidak tahu email lain atasan saya selain email kantor (dan Slack!).

Semoga semakin banyak orang yang "hijrah" dan "bertobat" setelah membaca tulisan ini: tidak memakai WA lagi.

Jika tidak setuju dengan argumen saya ini, tulis alasan anda dan beritahu saya (setidaknya URLnya) melalui komen di bawah ini.

Pentingnya sebuah konfirmasi

Beberapa tahun yang lalu saya pernah mendapat email. Karena tidak belum saya balas, saking sibuknya, si pengirim email mengirim email lagi kepada saya. Isinya kurang lebih begini:

Hi Bagus,

Apakah kamu sudah menerima email saya? Jika iya tolong balas kurang lebih seperti ini, "Terima kasih, emailmu sudah saya terima, dan saya bisa pada jam itu". Bukan apa-apa, sekedar memastikan bahwa kamu sudah menerima emailku.

Terima kasih.

Saat itu saya baru sadar, betapa pentingnya sebuah konfirmasi. Apalagi menyangkut janji (bertemu), attachment email, pengiriman dokumen, dll. Dari situ, saya berusaha untuk menjawab, atau memberi konfirmasi, terhadap email yang masuk. Tidak semua memang, tapi jika membutuhkan konfirmasi atau jawaban, saya usahakan untuk memberikan jawaban atau konfirmasi, ASAP: as soon as possible.

Belajar dari kasus tersebut, saya membuat rule of thumb: kapan harus menjawab atau mengkonfirmasi dari sebuah email (termasuk chat, tapi yang ini less important) sebagai berikut:

• Email tersebut email penting (dari pejabat, rekan bisnis, keluarga dekat)
• Email tersebut memuat pertanyaan yang harus dijawab
• Email tersebut berisi janji (pertemuan/meeting) dan sejenisnya

Orang Jepang biasa meng-cc (carbon copy) setiap email yang dikirimnya ke orang lain, ke emailnya sendiri, memastikan bahwa email tersebut terkirim. Bagaimana dengan kita...? jangan sampai email penting tidak dijawab, dan seseorang disana menunggu dengan sebal.

I am text based, karena itu cara terbaik menghubungi saya adalah dengan text (email). If I marked your email as important, I will reply it.

Important
Beberapa pertanyaan (yang ingin anda tanyakan lewat email), sebagian besar jawabannya sudah tersedia di Internet, googling it. Don't ask the question that the answer can be easily found on the internet. Jangan membuang-buang tenaga untuk mengirim email hanya untuk menanyakan masalah sepele. Kalau sudah seperti ini, entah itu email atau chat, kemungkinan besar anda tidak mendapat jawaban atau konfirmasi. Dan permasalahan sepele seperti ini juga tidak memerlukan konfirmasi.

Writing Email in Japanese: Some Styles

The style in writing letters/emails in Japanese maybe varies from one to another. I thought that this might be that some used it based on to whom and the email content. I found five email writing styles below. Feel free to add any additional information regarding the social customization of written material below.

For simple email, there will: salutation (宛先)、greeting (あいさつ), email content/information (詳しい情報), ending (むすび) and signature (署名). If you request a reply, don't forget to add the request for a reply (返事の要求). The full structure of Japanese email (example for invitation/誘いのメール) is as pictured below.

Structure of Japanese invitation email [1]

Here are some styles when writing an email in Japanese.

Style #1
The first thing you do in any letter is to state who you are addressing. In English it would look something like "Dear + Name," or "To + Name," in Japanese, it looks a lot like the second version "name + へ、” へ is the directional target marker so it could be translated as to, example:

    山田さんへ、

    ...email content....

    これからも、よろしくお願いします
    バグスより

The word yori (より）in the last line is optional.

Style #2

I never used this style but I found it in a book [1]. Start with the address name and 拝啓. 

After that, you have a few options as to what you do next. A formal letter (i.e., a letter to your boss, a company, or someone you don`t know) is best to be started with the information requested. Then don't forget to close with such a phrase as 敬具。 Here is an example.