Metodologi Penataan & Pemeliharaan Wilayah Kerja: 2S, 3S Atau 5S?

Dalam dunia industri, metodologi penataan dan pemeliharaan wilayah kerja (workplace organiation method) yang terkenal adalah dengan 5S, atau 3S. Selain semangat kerja yang tinggi, strategi pemeliharaan tempat kerja 5S ini juga menjadi kunci rahasia sukes Jepang. Terakhir, awal minggu ini, sachou (direktur) saya malah menjelaskan ada perusahaan besar yang hanya memakai 2S saja. Apa itu 5S, 3S atau 2S?

Toolbox yang disusun secara 5S (wikipedia)

5S merupakan singkatan dari seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Metode 5S 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke) [1, 2]. Baik 3S atau 2S juga mengambil dari 5S tersebut. Untuk lebih jelasnya, saya akan coba jelaskan satu persatu, termasuk dari definisi bahasanya.

5S tersebut adalah sebagai berikut,

1. Seiri (整理& / せいり)
Seiri dalam kamus Jepang-Inggris diartikan dengan: sorting, arangement, organization, regulation, liquidation. Jadi, seiri merupakan langkah pertama dalam penataan wilayah kerja. Sederhananya seiri adalah memilah atau meringkas. Mana yang dipakai maka disusun (seiton), dan mana yang tidak dipakai dibuang. Kepala pabrik saya (工場長 / kojocho) sering memerintahkan untuk menyingkirkan benda yang tidak dipakai di atas meja. Mana yang akan dipakai, itulah yang harus ada di meja. Selain itu, tidak boleh ada di atas meja. Seiri juga bisa diaplikasikan dengan pelabelan. Barang-barang yang dipakai biasanya diberi label warna hijau, sedang yang tidak dipakai diberi label warna merah, yang selanjutnya disingkirkan/dibuang.
2. Seiton (整頓 / せいとん)
Seiton merupakan tahapan kedua dalam 5S.  Dalam kamus bahasa Jepang - Inggris, seiton diartikan dengan: orderliness, put in order. tidying up, arranging neatly. Dalam bahasa Indonesia seiton dikenal dengan susun, rapi, kerapian ataun penataan. Jadi maksudnya, seiton (menyusun) adalah langkah kedua setelah seiri (memilah). Setelah dipilah, maka barang-barang disusun dengan rapi. Penyusunan ini bisa didasarkan pada beberapa kriteria, misal: berdasar abjad, berdasar ukuran, dll.
3. Seisou (清掃 / せいそ)
Seiso menurut bahas berarti: neat and clean, tidy, trim. Dalam bahasa Indonesia, seiso bisa diartikan bersih atau kebersihan. Artinya, wilayah/tempat kerja kita harus selalu bersih dan menjaga kebersihan tempat tersebut. Umumnya, pabrik-pabrik di Jepang yang menerapkan 5S atau 3S mewajibkan karyawannya untuk bersih-bersih (そうじ / souji), sebelum dan setelah selesai kerja atau di waktu-waktu lainnya. Dengan cara ini, wilayah tempat kerja akan selalu terlihat bersih.
4. Seiketsu (清潔 / せいけつ)
Seiketsu dalam kamus diartikan dengan clean, hygenic, sanitary pure, virtuous dan immaculate. Secara istilah seiketsu diartikan standardise, yakni penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi 
dan bersih menjadi suatu standar kerja. Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi [2]. Dengan standarisasi ini, maka wilayah kerja akan tetap terkontrol keadaannya, oleh siapapun (semua anggota) karena hal tersebut telah menjadi standar.
5. Shitsuke (躾 / しつけ)
Tahapan terakhir 5S adalah shitsuke, yang artinya: home dicipline, training, upbringing, breeding. Saya lebih suka mengartikan shitsuke dengan kata istiqomah dan tertib. Maksudnya, mendisiplinkan 4S sebelumnya agar selalu terjaga dan dilaksanakan. Dalam bahasa inggris dikenal dengan kata "sustain", yakni menjaga kelangsungan disiplin, mentaati aturan dan tidak melakukan apa yang dilarang.

2S, 3S, atau 5S?

Pemilihan metode pemeliharaan dan penataan wilayah kerja, apakah 2S, 3S atau 5S biasanya tergantung skala besar-kecilnya perusahaan. Untuk perusahaan menengah ke atas biasanya memakai 5S, sedang untuk perusahaan menengah kebawah biasanya memakai 3S.

Perusahaan besar seperti Toyota, Honda, Panasonic, Hitachi dan Fujitsu sudah barang tentu menerapkan 5S atau mungkin lebih (plus security, safety, etc). Lebih besar ukuran perusahaan umumnya lebih kompleks aturannya. Semakin detail aturan, semakin rapi juga perusahaan tersebut.

Untuk perusahaan kecil sekelas Shimizu Manufacturing, Suciiru Senta, Tokai Tekkou, Takahashi, dll yang merupakan sub dari sub perusahaan besar seperti Honda dan Toyota, umumnya mereka hanya menerapkan 3S saja: Seiri, Seiton dan Seiso. Ringkas, rapi dan bersih, itu sudah cukup baik bila ada perusahaan besar yang berkunjung ke perusahaan mereka.

Yang menarik adalah cerita sacho saya minggu lalu. Perusahaan sekelas Denso yang sudah memiliki cabang di banyak negara, termasuk di Indonesia, ternyata hanya menerapkan 2S saja; Seiri dan Seiton. Mereka hanya menerapkan pemilahan dan penataan, ringkas dan rapi, namun dalam segala hal. Sacho saya mencontohkan, di perusahaan tersebut tidak ada yang memakai topi dibalik (di perusahaan saya banyak yang demikian), resleting kemeja selalu ditutup sampai atas (di perusahaan saya banyak yang hanya dikancingkan setengahnya saja), tidak ada yang bertindik (di perusahaan saya juga banyak), dan lengan baju tidak ada yang disisingkan (di perusahaan saya juga banyak). Mereka tidak melakukan seiso (kebersihan), namun dengan menjadi 2S saja, kebersihan juga bisa ikut terjaga. Begitu prinsipnya.

Kembali pada filosofi simplicity: everything should be made as simple as possible, saya sangat setuju dengan langkah yang diambil perusahaan Denso di atas. Tidak perlu muluk-muluk: 3S atau 5S, tapi cukup 2S saja. Diawali dari yang sedikit dan yang paling sederhana, maka akan lebih mudah dilaksanakan. Saya tertarik mengaplikasikan 2S ini baik pada tempat kerja maupun tempat tinggal saya, bagaimana dengan anda? Mulai dari diri sendiri, mulai dari yang terkecil dan mulai sekarang juga!

Artikel ini secara parsial diterbitkan dalam kolom TF-KITA disini.

Rujukan:

1. https://en.wikipedia.org/wiki/5S_%28methodology%29
2. http://eriskusnadi.wordpress.com/2011/08/06/5s-seiri-seiton-seiso-seiketsu-shitsuke/